Объяснительная записка в 2020 году. Как грамотно составить, бланк и образец

Объяснительная записка – документ, к которому часто несерьёзно относятся. Люди, объясняя причину своего проступка, позволяют себе даже пошутить, однако к его составлению все же стоит относиться ответственно.

Грамотное написание может, например, защитить сотрудника фирмы от дисциплинарных взысканий и прочих проблем с карьерой, а также объяснить причину совершенных родителем или ребенком поступков.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная – это такой письменный документ, содержание которого представляет собой объяснение произошедшего автором. Записка пишется в двух случаях:

• добровольно (когда её автор сам хочет объясниться);
• по требованию (начальника, ректора, директора).

С какой целью составляется объяснительная записка

Для человека такой документ может стать спасением в ряде ситуаций. Например, когда он опаздывает по независящим от него причинам на работу, когда ребенок пропускает учебный день в школе или сотрудник не выполняет данное начальником поручение.

Как правило, пишет автор объяснительную записку с целью представить свою точку зрения на произошедшие события. Благодаря этому начальник может решить, справедливо ли будет наказание.

Важно! Именно такая записка спасет от увольнения работодателем и даже обезопасит работника в суде, если наказание было несправедливым.

Разновидности объяснительных записок

Выделяют два вида записок:

• объяснение причинно-следственной связи обстоятельств, а также фактов и/или событий;
• объяснения данных, которые указаны в основном документе. В таком случае объяснительная является сопутствующим документом к основному.

В каких случаях пишут объяснительные записки

Как правило, автор в своей записке объясняет свои или чужие поступки, связанные с ним прямо или косвенно. Чаще всего это делает он в письменной форме.

Такой документ может быть отправлен в следующие учреждения.

По месту работы

На работе данную записку обычно пишут сотрудники, нарушившие трудовую дисциплину (например, за ними замечены частые опоздания, хамоватое поведение, ведение дел «под алкоголем», сдача отчета после «дедлайна» и тому подобное). Поступки, которые описываются в документы, обычно предполагают нанесение материального или репутационного ущерба работодателю.

Все объяснительные направляются в одну из трех инстанций:

1. Отдел кадров.
2. На стол начальнику подразделения.
3. Прямо в руки работодателю.

По месту учебы

Составление объяснительной может быть необходимо в:

• общеобразовательной школе. Написать ее могут родители или же ребенок, который там учится. Автор письменно объясняет причину, связанную с ребенком (например, не может ходить в школу по болезни или из-за других факторов);
• ССУЗах и ВУЗах. Автором в таком случае является студент, а также его родители или опекуны. Причины – пропуск учебных занятий по неуважительным причинам или же регулярные опоздания на уроки.

В детский сад

В ДОУ или ДДУ записку с объяснениями своих действий пишут родители. Форма заявления стандартная. В документе может быть разъяснено, почему ребенок не посещает детский сад.

Сроки написания объяснительных записок

В ТК РФ четко указан срок, в течение которого необходимо предоставить записку с объяснениями. В статье 193, например, говорится, что если документ с объяснением произошедшего не был предоставлен адресату в первые два дня после случившегося, то должен быть составлен соответствующий акт.

Важно! Срок предоставления может устанавливаться администрацией учреждения, куда эта записка отправляется. Срок при этом должен быть достаточно адекватным, чтобы работник мог успеть объясниться.

Юридическое значение

Объяснительная записка – документ, обладающий особой важностью в различных отношениях, особенно трудовых. В ТК РФ такой документ – необходимая составляющая в процедуре привлечения сотрудника к дисциплинарным взысканиям (ст. 192 ТК РФ). При этом непредставление объяснительной не является основанием для того, чтобы избежать наказания.

«Основываясь на записке, работодатель может решить, стоит ли наказывать сотрудника».

Юрист Дмитрий Огнев

Важно! Написание этой записки не считается обязательным делом. Правда, если сотрудник фирмы или компании не напишет её, то работодатель, скорее всего, накажет его. Решение будет основано на видении ситуации начальником.

Способ написания объяснительной записки

Автору предлагается два способа, как можно написать такую записку.

№ п/п.	Способ	Описание
1	От руки	Такой способ, как правило, используется чаще всего. По почерку легче понять, кто автор и что документ – не подделка. К тому же это предпочтительный способ спасти ситуацию, поскольку написание от руки позволяет избежать какого-либо подлога. Подпись только закрепляет это.
2	На компьютере	Весь документ печатается, подпись ставит сам автор от руки. Такой вариант используется в учреждениях, где обозначена конкретная форма написания.

Как составить объяснительную записку

Несмотря на ряд особых правил написания, которые устанавливаются к такого рода документу, есть общие рекомендации, которые касаются адресата, содержания и приложения.

Рассмотрим все три пункта ниже.

Адресат

Адресат – первое, что должно быть упомянуто в такого рода документе. Его можно указать по-разному, смотря насколько крупным является предприятие или учреждение.

Если оно небольшое (ИП или мелкая фирма, университет, школа, детсад), то пишут записку на конкретную персону: руководителя, ректора, директора и заведующую соответственно. Если же оно крупное и имеет сложную структуру, то адресатом становится руководитель подразделения.

Сначала по этикету указывается должность адресата (указывают её полностью вместе с названием организации). Далее – ФИО руководителя.

Пример. «Начальнику ООО «ДИВА» Иванову Сергею Петровичу».

Содержание

Жестких нормативов нет. Важно лишь составлять такой документ на листе А4. Пишут его в свободной форме, но с определенными данными. Их рассмотрим ниже:

• автор обращения – указывается ФИО и должность работника, родителя. Пишут двумя способами: от кого («от кладовщика Сергеева Никиты Дмитриевича) или чья («кладовщика Сергеева Никиты Дмитриевича);
• название документа – «Объяснительная записка» + суть события, ставшей причиной пишется эта объяснительная. Например, опоздание на работу или же отсутствие сотрудника на рабочем месте. Если поведение было неприемлемым, то пишут о нарушении трудовой дисциплины в фирме или компании (название, как правило, требуется выравнивать по центру листа A4);

• основная часть – там указывается основная информация: изложение обстоятельств произошедшего (указывая дату, место и ФИО свидетелей), а также объяснение причин.

Стиль – деловой, а значит, не должно никаких сленгов и жаргона. Писать необходимо только от 1-го лица. Аргументировать требуется максимально убедительно и кратко.

В этой же части можно излагать факты, а также ссылаться на свидетелей или документы, стараясь доказать правоту своей позиции.

В конце нужно разместить дату написания записки, а также подпись автора от своей руки.

Приложения

Документы, которые прилагаются к самой записке, делают аргументы автора объяснительной более убедительными. Какая документация может использоваться в приложении к записке:

• акты (например, акт об аварии);
• справки с места, где находился автор – больница/поликлиника, ГИБДД или любой другой организации;
• новости в СМИ, вещающие о событиях и/или фактах, на которые ссылается автор.

Сколько времени хранится объяснительная

Срок хранения в архиве – 75 лет с момента предъявления. Столько же хранится личное дело работника.

Можно ли не писать объяснительную на работе

Сотрудник законно может не писать такой документ. По факту, отказ работника предъявлять такую записку равен его признанию в содеянном.

При получении отказа работодатель составляет акт, где помечает, что сотрудник не захотел писать объяснительную. Впоследствии именно этот акт повлияет на его судьбу на рабочем месте. Результатом может стать наказание или вовсе увольнение.

Важно! Все возможные причины увольнения сотрудника описаны в статье 81 ТК РФ.

Что делать, если работодатель отказывается принимать объяснительную записку

Может случиться, что начальник относится к работникам несколько предвзято. Такое проявляется, например, в невозможности «выбить» себе отпуск.

Однако бывают ситуации и более серьёзные, когда человек совершил проступок, аргументировал свою позицию в объяснительной записке, но работодатель просто отказался принимать её.

Чтобы понять, справедливо ли отношение директора, работнику необходимо тщательно проанализировать его решение. Если оно было обоснованным, значит, сотрудник где-то мог допустить ошибку в написании объяснительной записки. Если же оно было необоснованным, то нужно аргументировать свою позицию относительно несправедливости решения.

Когда все доступные методы были использованы, начальник все так же неумолим и по-прежнему не хочет брать записку, работнику ничего не остается, кроме как обратиться в суд (статья 392 ТК РФ), где будет дано решение – наказывать сотрудника или же работодателя.

В случае, если суд примет сторону сотрудника, то работодатель  будет вынужден снять с него дисциплинарное взыскание (статья 194 ТК РФ).

Важно! Есть ряд моментов, когда работника ни в коем случае нельзя наказывать. Их можно найти в статье 379 ТК РФ.

Образцы объяснительных записок (скачать)

Желая оправдать свою позицию и избежать наказания, работник должен правильно написать объяснительную. Ниже можно скачать образцы таких документов, каждый из которых подходит под определенные случаи.

Работодателю

Ситуации с опозданием на работу или отсутствием работника – довольное распространенное на сегодняшний день явление. Однако это не значит, что такие дисциплинарные проступки должны спускаться с рук работнику. Любое адекватное руководство при таком поведении сотрудника потребует от него объяснений, оформленных документально.

ТК РФ не требует конкретного оформления записки: составлять документ можно в свободной форме. 

Важно! Начальство не может повлиять на содержание и аргументы в документе.

Здесь можно скачать образец документа, предъявляемого из-за опоздания или же прогула сотрудника.

По месту учебы

Написание такого документа в ССУЗ или ВУЗ предполагает использование стандартной формы. Писать её необходимо на имя директора (ССУЗ) или же ректора (ВУЗ), указывая группу, в которой учится ребенок или студент. Сама записка составляется родителями студента, его официальными опекунами или же самим студентом.

Здесь можно скачать пример документа для ВУЗа или ССУЗа.

В детский сад

В ДДУ или ДОУ такой документ тоже несложно написать. В такие учреждения заведующей объяснительную пишет родитель или же опекун ребенка. Как правило, причиной написания служит непосещение ребенка по поводам, не связанным с болезнью.

Здесь можно скачать образец объяснительной, предъявляемый заведующей детсада.

Заключение

Объяснительная записка — документ огромной важности и для сотрудника, и для работодателя. Первому она позволит объяснить поступок, а второму – облегчит выбор подходящего решения по отношению к первому.

Но не только в рабочей сфере она имеет весомое значение. Документ может потребоваться в учебном заведении, где без неё поддерживать дисциплину среди учеников/студентов и преподавателей становится труднее. Также объяснительную направляют в детсады, поскольку она там имеет финансовое значение.

В законодательстве РФ нет конкретных требований к тому, как оформлять документ и что именно в нем писать. Значит, формат может быть свободным. Главное – достоверное содержание, понятные причины проступка и аргументация позиции работника.