Логистическая цепочка «планирование потребности в материально-технических ресурсах (MTP) — бюджетирование затрат на МТО — закупки MTP — планирование поставок МТР — осуществление поставок и расчет за МТР» представляет собой постоянно усложняющуюся среду, чья динамика прогнозируемого изменения может повлиять на способность компании «РЖД» к эффективному функционированию и получению прибыли.
На текущем этапе реструктуризации железнодорожного транспорта необходима система мониторинга, которая позволит координировать и отслеживать бизнес-процессы материально-технического обеспечения (МТО), мероприятия и состояние активов на различных организационных уровнях управления.
Значение и функции бизнес-процесса «Мониторинг показателей МТО»
Следствием сложной организационной структуры, многообразия выполняемых функций и территориальной распределенности структурных подразделений железнодорожного транспорта являются задачи эффективной организации управления как ОАО «РЖД» в целом, так и процессами МТО в частности. АСУ МТО ОАО «РЖД» в разрезе подсистемы «Мониторинг показателей МТО» должна обеспечить необходимые для бизнеса железнодорожных перевозок измеряемые параметры и создать сигнальные показатели в режиме реального времени, связанные с нарушением установленных ограничений и отклонением от плановых показателей. Компании «РЖД» необходимы решения, касающиеся мониторинга и измерения параметров в следующих областях:
Контроль ключевых показателей эффективности в системе сбалансированных показателей снабжения.
Мониторинг деятельности и показателей системы МТО железнодорожного транспорта.
Ведение отчетности о сигнальных показателях и отклонениях.
Не проводя измерений, нельзя добиться улучшений. Цель данной технологии состоит в том, чтобы оптимизировать потенциал для производства и реализации экономичных продуктов, применяя аналитические методы к процессам поддержки системы МТО, эксплуатации действующих и разработке инновационных информационных систем снабжения, программам поддержки решений для удовлетворения спроса предприятий железнодорожного транспорта и для закупки качественной продукции у поставщиков. В целом это позволит не только измерять эффективность работы дирекции МТО (ДМТО), но и более быстро реагировать и принимать стратегические или оперативные решения, а также сохранять контроль над бизнес-процессами [1].
Разрабатываемая система АСУ МТО выступает как информационная система для выполнения следующих основных функций:
Функции учета и контроля текущих показателей бизнес-процессов МТО.
Функции документооборота.
Функции мониторинга МТО.
На основе информации об изменениях в материальных потоках, финансовых показателях («первичная» информация) МТО рассчитываются текущие аналитические показатели МТО. Далее рассматриваются вопросы, непосредственно касающиеся реализации мониторинга процессов МТО ОАО «РЖД», а именно:
-выделение совокупности показателей, относящихся к основным показателям бизнес-процессов МТО;
-типы и структуры показателей мониторинга МТО;
-организация мониторинга МТО.
Изучение основных характеристик процесса
управления МТО начинается с анализа иерархии управления системой МТО. Отношения между участниками процесса МТО регулируются инструкциями, регламентирующими организацию основных бизнес-процессов и подпроцессов МТО. Нормативные документы разрабатываются сверху — вниз как для всех структурных подразделений, ДЗО и филиалов ОАО «РЖД», так и внутри подразделений.
Структурные подразделения, ДЗО и филиалы ОАО «РЖД», участвующие в процессе МТО, функционально делятся на:
-заказчиков МТР;
-поставщиков МТР;
-подразделения по организации и контролю деятельности процессов МТО.
Заказы на поставку МТР могут исполняться через Росжелдорснаб (РЖДС) или без участия РЖДС (самозакуп) как прямое обращение к производителю или поставщику МТР. В зависимости от назначения, МТР различаются по направлениям использования:
-для капитального строительства (КС) ОАО «РЖД»;
-для собственного КС предприятий железнодорожного транспорта;
-для производственно-эксплуатационных нужд (ПЭН), включая текущие и планово-предупредительные ремонты;
-для капитального ремонта (КР) объектов ОАО «РЖД»;
-для КР объектов структурных подразделений, ДЗО и филиалов «РЖД»;
-для реализации инвестиционных программ и проектов.
Финансирование затрат на МТО выполняется Департаментом корпоративных финансов ОАО «РЖД», который также участвует в планировании поставок и оплат вместе с РЖДС. Расчеты производятся на основании договоров поставки, комиссии или поручительства после получения телеграмм от структурных подразделений, ДЗО и филиалов ОАО «РЖД», подтверждающих получение ресурсов, на основании которых в Департамент финансов предоставляется реестр по полученным и оплаченным МТР. В дальнейшем в Департаменте финансов оформляются служебные записки, которые направляются в Департамент бухгалтерского учета для перечисления денежных средств поставщику и отражения поставки в бухгалтерском учете.
Основные бизнес-процессы МТО и характеризующие их показатели
Стандартный цикл по обеспечению МТР при автоматизированном учете и управлении включает в себя следующие этапы:
Планирование потребности в МТР.
Бюджетирование затрат на МТО.
Планирование поставок МТР.
Осуществление поставок.
Осуществление расчетов за поставленные МТР.
Контроль осуществления поставок и расчетов за них.
На каждом из этих этапов реализуется совокупность соответствующих бизнес-процессов со своими показателями. Рассмотрим основные из этих бизнес-процессов с выделением характеризующих их показателей.
Процесс «Планирование потребности в МТР»
«Планирование потребности в МТР» — это бизнес-процесс формирования потребности в МТР в натурально-стоимостных показателях на основе производственных планов структурных подразделений, ДЗО и филиалов ОАО «РЖД». Основная цель бизнес-процесса «Планирование потребности в МТР» — обеспечить обоснованность и своевременность выделения необходимых на интервале планирования материальных ресурсов и финансовых средств на МТР. Подпроцессы этого процесса и показатели представлены на рис.1.
Процесс «Бюджетирование затрат на МТО»
Бюджетирование затрат на МТО — это бизнес-процесс формирования затрат на МТО, включающих затраты на МТР и связанные накладные расходы по их обеспечению, а также распределения выделенных лимитов на МТО с учетом определенных бюджетных ограничений, способов финансирования, сроков поставки и порядка погашения кредиторской задолженности за МТР. Показатели бюджетирования на уровне структурных подразделений, ДЗО и филиалов ОАО «РЖД» представлены на рис. 2, а начало обсуждения этого вопроса рассмотрено в журнале «Экономика железных дорог» — № 9,10 за 2011 год [2,3].
Процесс «Работа с поставщиками»
Под термином «Работа с поставщиками» подразумевается полный «закупочный цикл» — последовательность этапов, которая начинается с заявки на закупку и заканчивается уведомлением о получении закупленных МТР в удовлетворительном состоянии. Основной целью процесса «Работа с поставщиками» является удовлетворение потребностей ОАО «РЖД» в МТР с максимально возможной эффективностью. Бизнес-процесс «Работа с поставщиками» может выполняться централизованно на уровне РЖДС, а также децентрализованно, на уровне структурных подразделений, ДЗО и филиалов ОАО «РЖД» путем осуществления прямых договоров и расчетов. Основные подпроцессы и характеризующие их показатели для децентрализованных и централизованных поставок представлены на рис. 3 и рис. 4.
Процесс «Управление поставками МТР»
Бизнес-процесс «Управление поставками МТР» включает в себя совокупность следующих подпроцессов:
Распределение поступающих МТР по заказчикам (сбытовая логистика с точки зрения РЖДС);
Транспортное обеспечение поставок МТР (транспортная логистика).
Показатели этого процесса представлены на рис. 5.
Процесс «Поступление МТР и управление запасами»
Управление запасами оказывает большое влияние на решение об объемах и организации закупок МТР. Создание запасов всегда сопряжено с расходами и, значит, с ухудшением финансово-экономических показателей подразделений, создающих излишки запасов. С другой стороны, отсутствие запасов может привести к ещё большим потерям. При этом характер методов управления этим процессом должен зависеть от воздействия уровня запасов на надежность и качество снабжения. Таким образом, суть процесса «Поступление МТР и управление запасами» заключается:
В определении размера необходимого запаса МТР по всем направлениям использования (т.е. нормы запаса МТР) в каждом структурном подразделении.
В определении текущих остатков МТР.
В создании системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой и потребностями.
Показатели процесса для данного уровня управления представлены на рис.6.
Процесс «Контроль осуществления поставок и расчетов за них»
Структурные подразделения, ДЗО и филиалы ОАО «РЖД», а также РЖДС предоставляют по заданному регламенту отчетность, необходимую для осуществления анализа и контроля обеспечения МТР в Администрацию ОАО «РЖД». В Администрации ОАО «РЖД» осуществляют анализ полученной информации и подготовку сводной отчетности о состоянии поставок МТР. Показатели бизнес-процесса «Контроль осуществления поставок и расчетов за них» представлены на рис.7 [4].
В модели «Мониторинг показателей МТО железнодорожного транспорта» обязательно должен присутствовать отдельным функциональным компонентом или подсистемой АСУ МТО бизнес-процесс «Мониторинг закупок МТР». Необходимость выделения этого компонента связана с особенностями работы регионального центра конкурсных закупок (РЦКЗ) и отдела маркетинга и закупок ДМТО, которые решают обособленно важные задачи в рамках системы МТО, поэтому показатели мониторинга и оценки качества их работы имеют важное значение в другой системе — системе сбалансированных показателей снабжения (ССПС) — как новой инновационной разработке для ОАО «РЖД».
Автоматизированная информационная система «Мониторинг закупок» должна быть предназначена для информационной, методической и инструментальной поддержки всех этапов процесса проведения закупок МТР [5].
Целью внедрения АИС «Мониторинг закупок» является обеспечение органов МТО железнодорожного транспорта актуальной и достоверной информацией о размещении и исполнении заказов структурных подразделений на поставку МТР, в том числе и для осуществления контролирующих действий и реализации корректирующих мероприятий на основе проведения оперативного мониторинга параметров закупок.
Задачами бизнес-процесса «Мониторинг закупок» должны быть:
Создание условий для широкого использования информационных технологий в процессе взаимодействия хозяйствующих субъектов.
Создание единого информационного пространства данных о размещении и исполнении заказа на поставку МТР на основе централизованного информационного хранилища данных, обеспечивающего накопление и хранение исторических данных.
Консолидация информации по заявкам, проводимым закупкам для ОАО «РЖД» и заключенным контрактам на филиальном и региональном уровне.
Интеграция существующих локальных баз данных в рамках централизованного информационного хранилища данных и единого информационного пространства на полигоне железной дороги.
Мониторинг, анализ размещения заказа на МТР, цен, поставщиков и объемов закупок МТР.
Обеспечение защиты и конфиденциальности информационных ресурсов.
Автоматизация процессов подготовки аналитической отчетности структурных подразделений РЖДС.
Визуализация данных с применением соответствующей панели индикаторов показателей системы МТО или цифровой карты на полигоне железной дороги.
Инструментальная и информационная поддержка экспертно-аналитической деятельности руководства и специалистов ДМТО и РЦКЗ.
Система мониторинга и анализа заказа на поставку МТР позволит консолидировать информацию по поданным заявкам, проводимым закупкам и заключенным контрактам, на основании которых можно проводить:
-мониторинг и анализ структуры размещения заказа на МТР,
-мониторинг и анализ количественных и качественных характеристик деятельности заказчиков — структурных подразделений железной дороги,
-мониторинг и анализ закупочных и среднерыночных цен,
-мониторинг и анализ основных параметров предложений поставщиков,
-мониторинг и анализ исполнения обязательств по контрактам,
-оценку эффективности размещения заказа и проведения закупки.
Подсистема «Мониторинг закупок» может дать следующие виды анализа:
-статистический анализ данных: для каждого аналитического блока могут быть применены встроенные статистические функции: среднее значение показателя, дисперсия и т.п.;
-многомерный анализ данных по определенной технологии: анализ показателей одновременно по нескольким измерениям, соответствующим настроенным семантическим слоям;
-произвольное отображение данные (операция смены логического взгляда);
-создание пользовательских показателей с использованием мастера формул с последующим сохранением в репозитории отчетов;
-экспорт в сводные таблицы MS Excel;
-динамический анализ данных: по любым аналитическим признакам или их пересечениям автоматически формируются временные ряды для анализа динамики и построения прогнозов;
-для всех временных рядов рассчитываются стандартные характеристики динамики: нарастающий итог, прирост цепной, прирост базисный, темп роста цепной, темп роста базисный, темп прироста цепной или базисный и т.д.;
-прогнозирование показателей осуществляется с помощью следующих видов тренда: линейный, экспоненциальный, логарифмический, полиноминальный, степенной, скользящее среднее.
Подсистема отображения данных, позволит визуализировать данные в форме наиболее наглядной и удобной для восприятия (аналитические таблицы, графики, диаграммы, карты, картограммы).
Отличительные особенности предлагаемой АИС «Мониторинг закупок»:
Она должна стать уникальной специализированной системой и обеспечивает поддержку банка данных, содержащего как текущие, так и ретроспективные данные всех аспектов закупочной деятельности на полигоне железной дороги в рамках Росжелдорснаба.
Визуальный редактор аналитических документов (панель индикаторов) позволит аналитикам и специалистам самостоятельно настраивать аналитические формы и варьировать различными категориями и параметрами.
Механизм консолидации данных из любых источников позволит осуществлять многовариантное информационное взаимодействие с программным обеспечением по множеству бизнес-процессов в системе МТО.
Компонент «Мониторинг закупок» делает доступной для руководства оперативную информацию о размещении и исполнении заказа. Информация представляется в наглядной и удобной для анализа и мониторинга форме: в виде таблиц, графиков, диаграмм, в том числе с отображением на электронной карте поставок МТР по полигону железной дороги.
Типы и структура показателей мониторинга МТО
Первым этапом разработки системы мониторинга показателей МТО является решение двух взаимосвязанных, но качественно различных задач системы:
Во-первых, систематизация натуральных, синтетических (производных от натуральных) и финансово-экономических показателей эффективности управления МТО железнодорожного транспорта.
Во-вторых, разработка на основе современной вычислительной техники и новейших программных средств целостной информационной системы мониторинга материальных и финансовых потоков движения МТР для оценки текущей ситуации, оперативного управления МТО и выделения «узких» мест в процессе МТО предприятий ОАО «РЖД».
Система должна содержать все данные, необходимые для формирования показателей по МТО. Создаваемая подсистема мониторинга должна быть открыта для дальнейшего совершенствования и обеспечивать оперативное многовариантное планирование МТО на разных уровнях иерархии управления и для различных секторов деятельности ОАО «РЖД». Показатели, входящие в разрабатываемую систему, должны обладать следующими свойствами:
-интегрируемостью однотипных показателей — возможность расчета их на различных уровнях иерархии управления как объединение показателей низших уровней;
-совместимостью показателей различных секторов производства и различных подсистем в рамках ИС ОАО «РЖД»;
-соответствием международным стандартам.
На последующих этапах необходимо решить следующие задачи:
Моделирование горизонтальных и вертикальных (по уровням управления МТО) взаимосвязей между показателями для поддержки процессов принятия управленческих решений по МТО и сокращению непроизводительных затрат.
Анализ сценариев развития процесса МТО в условиях неопределенности внешней среды (изменение цен на МТР, смена поставщиков, изменение налоговой политики ит.д.) и ограниченности финансовых ресурсов (стратегии использования различных финансовых инструментов при расчетах за МТР и т.д.).
Прогнозирование потребностей в МТР, конъюнктуры МТР, показателей эффективности обеспечением МТР.
В системе целевых показателей МТО выделяются три класса тесно взаимосвязанных между собой показателей, характеризующих производственные и финансово-экономические аспекты деятельности по МТО и оценки качества выполнения бизнес-процессов МТО.
В процессе МТО структурных подразделений, ДЗО и филиалов ОАО «РЖД» участвуют два неразрывно связанных потока — материальный (оцениваемый в натуральных показателях МТР) и финансовый (оцениваемый в рамках используемых финансовых показателей). Соответственно, в системе мониторинга должны быть рассмотрены (первый этап) два класса тесно взаимосвязанных между собой показателей, характеризующих производственные и финансово-экономические аспекты деятельности по МТО предприятий железнодорожного транспорта [6,7].
Показатели материального потока отражают качество, технический уровень, полноту ассортимента, своевременность поставок МТР с точки зрения выполнения технологических условий и обеспечения ритмичности производственного процесса.
Финансово-экономические показатели отражают стоимость, эффективность использования, качество МТР и расходы на обеспечение в категориях бухгалтерского учета и финансового анализа как в текущем, так и перспективном плане, а также отклонения от нормативов затрат на МТО. Эти нормативы могут быть различными для одного и того же ресурса в зависимости от целевого назначения, природных условий, стадии технологического процесса, на которой используется данный ресурс.
Показатели делятся на натуральные, которые получены в результате непосредственного измерения, и синтетические, полученные на основе расчетов натуральных показателей. Расчет синтетических показателей выполняется либо по стандартным формулам бухгалтерского учета, либо имеет прозрачный смысл (доля заявок, среднее число).
Однако существует группа показателей, для которых возможны различные способы расчета (второй этап). К ним относятся: рейтинги поставщиков, надежность транспортировки, условия хранения МТР и др. Формулы расчета показателей такого типа имеют различные варианты, в зависимости от контекста (бизнес-процесса), в котором они рассматриваются. Окончательный выбор варианта расчета предоставляется пользователю системы мониторинга.
Таким образом, выделяются три типа показателей обеспечения МТР: натуральные, которые получены в результате непосредственного измерения; синтетические, полученные на основе расчетов натуральных показателей; качественные (нефинансовые), полученные на основе оценки качества бизнес-процесса или участника бизнес-процесса МТО железнодорожного транспорта.
Анализ изменений показателей следует производить комплексно как с точки зрения изменения их роли в процессе МТО (заказ на поставку, поставка, доставка, хранение), так и точки зрения изменения соответствующих финансовых показателей. Изменения в структуре материальных потоков отражаются на производственных показателях и, в конечном счете, влекут за собой изменения финансовых показателей. На каждом уровне иерархии решаются различные задачи анализа и управления МТО. Структура взаимосвязей между элементами системы управления МТО порождает столь же сложную структуру взаимосвязей финансово-экономических и производственных показателей, относящихся к бизнес-процессам МТО, реализуемым на разных уровнях системы управления. Структура взаимосвязей этих показателей также содержит вертикальные, и горизонтальные связи. Показатели МТО на нижних уровнях иерархии могут быть агрегированы:
1. по направлению использования;
2. по производственному назначению;
3. по административному подчинению;
4. по номенклатуре.
Показатели на высших уровнях иерархии могут быть получены агрегированием показателей нижнего уровня, дезагрегированием показателей более высокого уровня, либо из других источников.
Автор:
А. Цевелев, к.э.н., доцент кафедры менеджмента на транспорте, Сибирский государственный университет путей сообщения
Статья из журнала «РИСК: ресурсы, информация, снабжение, конкуренция», №1, 2012
Библиографический список:
1. Система мониторинга и измерения — http://www. ant-tech.ru/solutions/forecast/monitoring/index.php
2. Цевелев А.В. Формирование бюджета материально-технического обеспечения в ОАО «РЖД»// Экономика железных дорог.- М.: МЦФЭР, 2011.-№9 — С.39-49.
3. Цевелев А. В. Бюджетирование как элемент системы управления затратами на МТО железнодорожного транспорта//Экономика железных дорог.- М.: МЦФЭР, 2011,-№10 -с.45-53.
4. Описание бизнес-архитектуры и структуры управления МТО ОАО «РЖД» — М.: РЖД, 2008. — 67с.
АИС «Мониторинг закупок», НПО Криста — http://www. krista. ru/products/56
5. Цевелев А.В. Карта сбалансированных показателей МТО ОАО «РЖД» //РИСК (Ресурсы 7. Информация Снабжение Конкуренция). — М.: ИТКОР, 2010.- №3 — с. 29-34.
6. Цевелев А.В. Карта комплексного развития системы МТО железных дорог// РИСК. — М.: ИТКОР, 2010.- №4- с.99-104