Справка 2НДФЛ. В каких случаях нужна, как выглядит, срок действия

Если требуется кредит, трудоустройство на новое место, без справки 2-НДФЛ не обойтись. Что это за документ и как его получить, рассмотрим в статье.

Что это за документ — справка 2-НДФЛ

Данная справка – разновидность отчета. В нем указана конкретная информация относительно владельца данного документа. Что именно:

1. Доходы.
2. Вычеты.
3. Налоги.
4. Паспортные данные.
5. Прочие вычеты.

Как выглядит справка 2-НДФЛ

Приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ в 2019 году изменил особенности подачи данной справки. Согласно нему, теперь есть две формы:

1. Основной лист, а также приложение – для организаций, которые отправляют информацию в ФНС.
2. Общий лист – выдается работнику, который потребует справку.

Есть и другие преобразования:

1. Машиночитаемая форма справки – она помогает ускорить проверку.
2. Смена наименования. В нем говорится и о доходе, и о налоге.

Где могут потребовать предъявить справку 2-НДФЛ, кому она может понадобиться

Существует ряд лиц, которым может понадобиться такого рода справка:

• индивидуальные предприниматели;
• неработающие граждане;
• работающие в предприятиях люди;
• налоговые агенты.

Каждая категория имеет свои причины для получения такого документа. 

Индивидуальные предприниматели

Первая рассматриваемая категория лиц – ИП. У неё есть ряд особенностей, возникающих при взаимодействии с рассматриваемой в статье справкой.

Например, если сотрудники у ИП – наёмные и им нужен этот документ, ИП выступает как налоговый агент, при этом сам предприниматель этот документ получить не сможет. Единственный возможный случай – работа в качестве ИП в собственной организации и подработка по найму в другой организации.

Важно! В справке укажут доход с того места работы, где человек работает по найму. Доходы с бизнеса, которым владеет ИП, не будут учтены в документе. 

Если индивидуальному предпринимателю надо подтвердить доход, ему нужно предоставить следующие документы:

• книга с записями о доходах и расходах;
• налоговая декларация;
• справка о ЗП.

Пример. Голубев, являющийся ИП, продает электронику в своем магазине. Работает один, не нанимая сторонних людей в качестве сотрудников. У него рождается сначала двойня, а затем еще третий ребенок, что автоматически меняет его социальный статус как отца многодетной семьи. Ему надо подтвердить доход, а для этого отделу социальной защиты нужны все те документы, указанные в списке выше.

Неработающие граждане

Если у человека нет работы, официальных доходов, получить справку 2-НДФЛ он не сможет: ни заработка, ни уплаченных налогов у него в данный момент нет. Ему может быть выдан документ только за предыдущий период, если ранее он был трудоустроен.

Если гражданин находится на учете в ЦЗН или работает, будучи пенсионером, справка ему будет выдана по запросу.

Важно! Если проситель справки является студентом, он имеет право запросить документ в деканате вуза.

Работники компаний

Данной категории лиц документ может понадобиться в таких случаях:

• оформление ипотеки или кредита;
• заполнение документа по форме 3-НДФЛ;
• смена работодателя;
• получение материальной помощи от государства;
• оформление пенсии или же пособия;
• виза в другую страну.

Как оформить справку 2-НДФЛ по месту работы

Сотруднику для выдачи документа нужно:

• прибыть в бухгалтерию;
• подать заявление. Оно пишется в свободной форме;
• ожидать получения документа.

Важно! Срок выдачи можно узнать в ст.62 ТК РФ.

В ряде компаний лежат уже готовые бланки. В них нужно заполнить лишь личные данные, а также указать срок, когда именно требуется справка. 

Стоит отметить, что в своем заявлении человеку не обязательно писать ни место, куда справку надо направить, ни причину её запроса.

«В случае истечения срока действия справки работник может снова потребовать ее в бухгалтерии. Это бесплатная услуга».

Бухгалтер Николай Зорин

Отказали в выдаче справки 2-НДФЛ — что делать

Если сотрудник компании не может никаким образом получить нужную справку, это может быть связано с ошибками в отчете бухгалтеров или же «серой» зарплатой.

Согласно ст. 22 НК РФ, работник может защищать свои права в суде против работодателя. Однако работники чаще действуют по другой схеме – они обращаются в трудовую инспекцию, которая при обнаружении нарушений со руководства компании, применит административные взыскания.

Важно! Размер штрафа можно выяснить в ст. 5.27 КоАП РФ.

Как оформить справку 2-НДФЛ военнослужащим

Военнослужащим для получения справки нужно обращаться в Минобороны РФ. Оттуда направляется письменное обращение в ЕРЦ или УФО при МО РФ. 

Важно! Лучше заказывать справку заранее, поскольку с момента поступления запроса, подготовки документа и отправления проходит обычно много времени.

Где взять справку 2-НДФЛ, если фирма была ликвидирована

При возникновении проблемы в виде ликвидации фирмы работник может обратиться за получением справки в Федеральную налоговую службу по месту, где компания была зарегистрирована. Такое возможно по причине сохранности всех необходимых данных.

Работодатели (налоговые агенты)

Данная категория лиц также нуждается в выдаче такого рода справки. Им может выступать юрлицо или ИП. Они оба заключают трудовые договоры со своими работниками, предоставляют им работу и оплачивают им заработную плату. 

Агент обязан отчитываться перед налоговой службой. В качестве отчета и выступает та самая справка.

Как подать справку 2-НДФЛ в налоговую

Подача справки – достаточно несложный процесс. Как правило, многие работодатели используют продукты компании 1C для сбора данных для того самого документа. После его приготовления документ отправляется по почте на бумажном носителе или же дистанционно при помощи официального ПО от ФНС под названием «Налогоплательщик ЮЛ».

При подаче документа на бумаге просителю нужно предоставить реестр, где указываются следующие сведения: 

• ФИО работодателя;
• данные о работающих в компании сотрудниках;
• количество справок, которых было подано.

Важное дополнение! С начала 2020 года информация на бумаге сдается только от малых компаний (до 10 человек) и от ИП. Если работает более 10 человек, то сдают документы дистанционно. На CD/DVD-дисках и USB-флешках документы подавать уже нельзя.

Ответственность за нарушение сроков сдачи отчета 2-НДФЛ

Когда налоговый агент опоздал со сдачей нужных документов, его можно привлечь к налоговой ответственности в виде штрафа суммой до 200 рублей за один документ (пункт 1 ст. 126 НК РФ). А несообщение данных может привлечь работодателя к административной ответственности (ст. 15.6 КОАП РФ).

Штраф для налоговых агентов установлен в следующих размерах:

• для физлица — 100-300 руб.;
• для должностного лица организации — 300-500 руб.

Сроки подачи справки 2-НДФЛ для работодателей

Согласно законодательству, сроки подачи справки 2-НДФЛ за 2020 год таковы:

1. С признаком «1» — до 1.03.2021.
2. С признаком «2» — до 1.04.2021.

Когда представление справки 2-НДФЛ не обязательно

Начальник не обязан отправлять справку в ситуациях, описанных ниже:

1. Выплата работникам пособий беременным и молодым мамам, алименты, а также материальной помощи (4000 руб.). Все они не обложены налогом, если верить ст. 217 НК РФ.
2. Сотрудничество предприятия и ИП. Тогда начальник предприятия декларирует сам свой доход, а затем уплачивает налог.
3. Вручение подарков. Правда есть одно «но» — они должны быть в натуральной форме.
4. Заключение сделок по купле/продаже между предприятием и гражданином.

Пример. Автомастерская купила у своего же сотрудника автомобиль. За полученные в ходе сделки деньги отчитывается сотрудник в форме 3-НДФЛ. Выполняется это действие на основании ст. 228 НК РФ. Сам автосервис не вписывает выплаченные им деньги в доходы автомеханика.

Срок действия справки 2-НДФЛ

Срок действия справки 2-НДФЛ отличается в зависимости от того, с какой целью она нужна и в какую инстанцию предоставляется. Например, для ИФНС ее срок не ограничен, для получения кредита — всего месяц.

Как сделать справку 2-НДФЛ самостоятельно (пошаговая инструкция)

Когда справка нужна позарез, а ждать нет возможности, можно оформить справку на сайте Федеральной налоговой службы. Требуется:

1. Открыть личный кабинет налогоплательщика.
2. Перейти в «Мои налоги», затем – в «Сведения о доходах». После нажатия на экране должна появиться необходимая информация.
3. Скачать документ. Сайт дает два его вида: стандартный и с электронной подписью, поставленной ФНС РФ.

Важно! Документ, на котором есть электронная подпись, имеет юридическую силу.

Что будет, если подделать справку 2 НДФЛ

Есть люди, желающие добиться корыстных целей. Они хотят сами заполнить справку и подделать подпись их работодателя. Они прекрасно понимают, что это подсудное дело, но желание получить деньги перешивает все это.

Банки, перед тем как выдать крупную сумму денег (например, кредит), проверяют все документы на их подлинность. Когда есть сомнения, работник банка связывается с работодателем, у которого он уточняет информацию.

Если сотрудники выявляют, что справка является «липовой», то это чревато следующими последствиями:

1. Нарушитель попадает в «черный список» банков РФ.
2. Задержание по статье 327 УК РФ (подделка и распространение документов).
3. При выдаче займа до обнаружения подлога банк расторгает кредитный договор.

Интересно! Сделав погашение вовремя, человек, нарушивший закон, может сделать так, чтобы банк «закрыл глаза» на эту справку, но не всегда такое может случиться.

4. Банк может инкриминировать статью 159.1 УК РФ (мошенничество). Наказанием становится крупный штраф или долгие по сроку исправительные работы. Самое строгое наказание – заключение в тюрьму.

2-НДФЛ и 3-НДФЛ — в чем разница

Оба документа представляют собой отчет одного и того же вида налогов, но разница между ними все же есть. В таблице ниже показаны главные отличия между ними.

Отличие	2-НДФЛ	3-НДФЛ
Назначение	Отражение всей информации, касательно доходов и уплаченных налогов при работе в одной и той же организации	Предоставление информации от налогоплательщика о полученных им доходах и уплаченном налоге
Форма отчета	Справка на одном листе	Несколько листов, среди которых есть и титульный
Лицо, сдающее документ	Работодатель	Физлицо

Где ИП может взять справку 2-НДФЛ?

Вопрос «где взять» возникает достаточно часто. И ответ зависит от того, каков статус гражданина РФ.

Если он ИП, ему нужно обратиться в налоговую службу. Если он работник компании, то ему нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. Неработающему гражданину требуется обращаться в ЦЗН.

Важно! Все чаще люди обращаются к официальному интернет-ресурсу Федеральной налоговой службы, где можно получить справку онлайн. Документ будет иметь такое же юридическое значение, что и бумажная версия.

Справка 2-НДФЛ и справка о доходах — в чем разница

Многие граждане имеют сложившийся стереотип, что справка 2-НДФЛ и справка о доходах – один и тот же документ. Но это не так. Между ними существует ряд отличий, о которых сказано ниже.

1. Справка о среднемесячной ЗП. В ней записаны различные данные, среди которых можно выделить размер дохода за некоторый срок, должность и место работы. Имеет эта справка свободную форму.
2. 2-НДФЛ. Имеет строгую форму, разработанную ФНС РФ. В ней можно найти все сведения о доходах и уплаченных налогах за конкретный период времени. 

Заключение

Справка 2-НДФЛ сегодня имеет большую важность, когда нужно отчитаться перед ИФНС, уладить неурядицы при оформлении кредитов или ипотеки в банке и просто получить необходимую информацию. Сдача отчетов по этой форме урегулирована на законодательной основе. Несдача же приведет к штрафам, которые нужно оплатить.